• Agnès Lonjon Laurent

Sites et conseils pour optimiser l'organisation.


Organisation... Quand tu nous tiens !










2 sites utiles…

Forum des Secrétaires Indépendantes.

Ne pas vivre sur ses acquis... Les demandes prospects/clients sont diverses et variées. Tout en restant dans le domaine de l'administratif, on peut rencontrer des doutes sur des missions, des demandes de devis, des délais...

Et, nous cogitons...Vais-je pouvoir assurer la mission ? Comment puis-je aider mon client ? Seule, je ne peux assurer le délai demandé ? Etc.

Pour toutes ces inquiétudes, je fais appel à mes collaboratrices, et je me rends en parallèle sur le forum des Télésecrétaires Indépendantes.

On finit par trouver une solution, et avancer contre nos doutes.

J'ai découvert ce forum en 2007. Grâce à celui-ci, je suis régulièrement en contact avec Valérie, Séverine, Estelle... des télésecrétaires du même cru que le mien : 2007 !

Nous avons avancé, et nous avançons ensemble, chacune dans notre spécialité, avec une entraide tellement importante que nous abordons nos journées, comme si nous étions en open space !

Cette relation est un gain de temps, et elle nous permet de progresser, de faire des retours dans les plus brefs délais.


Le Vidal.

Travailler dans le secteur médical demande de la rigueur. Lorsqu'il faut prendre en note une "liste" de médicaments pour un patient en vue de faire son ordonnance, bien il y a quelques fois, je l'avoue ! je sèche au niveau orthographe et compréhension du nom !

Comme je déteste faire des messages avec des fautes ! j'ai l'onglet Le Vidal ouvert dès le matin.


5 conseils…

Les journées de travail sont de plus en plus longues, on cumule les tâches, on oublie même de faire des pauses-déjeuner ! Attention, le "burn-out" est proche.


Nous (enfin "je" suis) sommes toujours en admiration envers les personnes "organisées" : "Comment font-elles ?"

Etre efficace demande de la rigueur, de l'organisation... sans oublier du repos !


Voici 5 conseils pour améliorer votre productivité au travail, sans stress.


Triez, classez, rangez.

C’est basique, mais pour être efficace au travail, un bureau rangé et organisé est la première étape à mettre en place. Quand votre patron ou un collègue vous demande un dossier, un document ou une information, vous devez pouvoir répondre immédiatement.

Rangez et triez tout ce qui est sur votre bureau, dans vos armoires. Pour cela il existe de nombreux supports comme : classeurs, chemises, pochettes, dossiers suspendus, etc.

Cette organisation est valable également pour l'ordinateur ; de plus en plus de dossiers sont sur informatique. Si c’est le bazar, vous perdrez du temps à rechercher vos fichiers.

Passer du temps à ranger vous en fera gagner par la suite et/ou cela vous évitera du stress inutile.


Classifiez vos tâches.

Listez et classifiez ce que vous avez à faire en fonction de l'importance et du degré d’urgence.

Essayer de classifier les demandes dans plusieurs groupes :

– Très urgent

– Urgent

– Très important

– Important

– Délais à respecter

– Toujours prévoir les urgences de dernière minute

Vous pouvez alors traiter en fonction de la répartition ; sans oublier de noter dans votre agenda les dates butoirs pour les "délais à respecter".

Une vue journalière, hebdomadaire ou mensuelle permet d'optimiser la productivité.


Savoir dire STOP !

Même noyé(e)s sous les dossiers, certain(e)s ne savent pas dire non...Il est important de connaître ses limites, et d'être expert en organisation pour ne pas se laisser submerger. Un temps de réflexion est toujours moins dangereux qu'une réponse ultra rapide...


Evitez la distraction !

Oups, un sms vient d'arriver ! Un tour sur FaceBook rapide ! Une promotion sur mon site favori !

Je vous conseille de garder ces petits plaisirs lorsque votre mission est terminée ;-).


Une pause s'impose !

Faire une pause ne veut pas dire perdre du temps...bien au contraire. Le fait de sortir de son poste de travail, ne serait-ce que pour pendre l'air, admirer le paysage, prendre une collation... permet de libérer son esprit, de s'évader.

Recharger les batteries vous permettra d'affronter les dossiers avec plus de sérénité.


Gain de temps - Organisation - Productivité

En conclusion, ce sont les 3 mots clés pour travailler efficacement.

Et vous, quelles sont vos "astuces" ?


Contact

Agnès Lonjon Laurent

Tel : 06 77 347 663 - 04 71 77 58 00

Email : contact@diapason-pro.fr

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