Organisation d’une semaine type.
Si seulement certaines journées étaient extensibles !!
Difficile de dissocier le côté professionnel du côté personnel en travaillant à la maison.
Planifier en dehors de vos heures de présence au bureau les courses, la serpillère, le repassage, la vaisselle… Faire comprendre à la copine ou à la voisine que les visites inattendues vous dérangent…
Motivée... On ferme la porte de son bureau et on se concentre…
Afin d’éviter de se sentir dépassée, une organisation rigoureuse est de mise… et optimisation reste le mot clé…
Pour éviter de courir sans cesse après le temps, je liste sur une feuille volante tout ce que je dois faire la semaine suivante…
Le lundi matin, j’organise mon agenda en ligne, en fonction de la charge journalière et de l’urgence des tâches. J’évite la procrastination qui devient vite notre meilleur ennemie…
Prospection, mise en place des agendas, rappel des clients, secrétariat, retranscription audio, articles pour le blog, avancement sur un nouveau projet, tout cela en jonglant avec l’agenda personnel !!! Je me rapproche de la Wonder Woman type…
J’apprécie la fin de journée, lorsque je coche les tâches prévues en « terminées »… et non en « à reporter".
Voici par exemple le déroulement "type" planifié, de la semaine dernière :
Tous les jours, entre 07h30 et 08h00, je traite les mails et les messages déposés sur les agendas. Je fais les modifications en fonction des demandes.
Lundi :
Permanence téléphonique de 08h00 à 19h00. Je profite d’un moment d’accalmie entre 12h30 et 13h30 pour refaire le tour des messages, déjeuner ultra rapide et débriefing avec mes collègues. A 19h00, je vais, en fonction du temps prendre l’air.
Mardi :
Permanence téléphonique de 08h00 à 12h30 ; petite pause déjeune pour prendre 30 minutes en dehors du bureau ; mes collaboratrices prennent le relais.
Comptabilité à mon retour (pointer les paiements, passer les chiffres en comptabilité et expédition par mail chez le comptable dans la foulée). Je prends des cours d’anglais via le CNED, formation de 60 heures, donc 30 minutes de concentration. Reprise des appels de 14h00 à 19h00, avec un débriefing avant le départ d’Amandine à 15h45.
Mercredi :
Permanence téléphonique de 08h00 à 12h30 ; pause déjeuner entre 2 appels, puis j’avance sur ma prospection (mise en page des documents, rappel des prospects, fichiers…). Entre 12h30 et 14h00 c’est souvent plus calme le mercredi…
Reprise des appels de 14h00 à 19h00.
Une avocate m’a adressé entre temps un fichier audio, et comme cette assignation pouvait attendre le lendemain, je la ferai au calme, après 19h00.
Jeudi :
Relecture de l'assignation avant de l’adresser à l’avocate.
J’enchaine sur la permanence téléphonique de 08h00 à 12h30 ; mes collaboratrices prennent le relais sur la pause déjeuner. Je prends 30 minutes en dehors du bureau.
Un sms vient d'arriver de la part de l'amie de Bastien, un client ostéopathe... (En catimini, je dois prendre des rdv fictifs sur vendredi prochain, j'annulerai ceux qu'il prend de son côté, car il ne le sait pas, mais il ne va pas travailler) ; elle souhaite faire une surprise à Bastien... J'aime être dans la boucle des organisations personnelles...
Reprise des appels de 14h00 à 17h00. Le jeudi je quitte le casque de bonne heure. Ainsi je peux classer les dossiers sur le PC, et cet après midi, j'ai classé les factures en vue de la déclaration mensuelle de TVA pour les déposer chez le comptable.
Vendredi :
Permanence téléphonique de 08h00 à 12h30. Je suis en réflexion sur un nouveau projet. Je profite souvent des vendredi entre 12h et 14h pour avancer sur celui-ci.
Secrétariat à distance pour un cabinet médical ; numérisation de tickets de dépenses pour avancer sur la note de frais d’un directeur de Société.
Appel d'un médecin avec qui nous travaillons régulièrement ; sa secrétaire a un imprévu, nous prenons donc le relais pour ce cabinet, cet après midi.
Une demande de documentation vient d'arriver par mail ; j'assure un retour dans les plus brefs délais.
Samedi :
Permanence téléphonique de 08h00 à 12h00. C’est une matinée relativement calme à partir de 10h00. Cela me permet de tout mettre à jour, de préparer les articles pour Facebook, pour le blog, de ranger le bureau…
J’aime que tout soit « clean » lorsque j’appuie sur On…
12h00, c’est le week end !
Une semaine bien réussie, est une semaine préparée en amont… C’est la seule solution pour ne pas être sans cesse débordée, et ainsi faire face aux imprévus.
Et vous, comment organisez vous votre quotidien ?