Quelle que soit la taille de votre structure, bénéficiez des compétences d'une secrétaire indépendante afin de vous libérer de vos tâches répétitives...
Expérimentée, et moi-même chef d'entreprise, je sais ce que veut dire "lutter" contre la fameuse liste des choses à réaliser... les heures passent vite, les urgences se greffent, et l'on se retrouve rapidement à se dire : "Je ne vais jamais y arriver...".
De nombreuses tâches fastidieuses peuvent être externalisées, je vais essayer de vous orienter ! afin d'essayer de vous convaincre ou de vous faire avancer dans votre réflexion, tout simplement...
Voici un article vers la "Semaine Type" de Diapason.
Gain de temps !
Selon une étude (Institut de l’Entreprise), les dirigeants consacrent 30% de leur temps à la gestion de leurs échanges : emails, appels téléphoniques, gestion de l’agenda, correspondance, retranscription fichiers son, gestion du courrier…
Voici pour vous guider dans votre analyse, des exemples de tâches administratives que vous pouvez déléguer.
Gestion de vos mails.
Ouvrir votre boîte mails tous les matins devient une source de stress ?
Gérer des centaines de mails journaliers prend du temps : lire, trier, répondre, archiver.
Votre télésecrétaire vous aide.
- Réponse aux mails
- Transmission des demandes urgentes immédiate
- Classement
- Archivage
Ne restez plus les yeux rivés sur votre boîte mails, et pensez différemment pour l’optimisation de votre journée !
Appels téléphoniques, gestion de votre agenda.
De façon permanente ou ponctuelle, dévier votre ligne téléphonique. Vous ne souhaitez pas être dérangé(e) (réunion, dossier important, formation…), nous prenons le relais en fonction de vos consignes.
- Prise de vos rdv, optimisation de votre agenda (réorganisation de vos rdv si désistement, report…)
- Confirmation de vos rdv par mail ou sms
- Possibilité de prise de rdv en ligne
- Filtrage de vos appels
- Orientation vers le service concerné, de façon manuelle ou en SVI (Serveur Vocal Interactif)
- Transfert des appels importants
- Prise de vos messages et notifications par mail ou sms
- Prise des appels en anglais
Votre télésecrétaire vous fera gagner du temps et de l’argent. Vos dossiers sont suivis par la même personne, ce qui ôte le côté impersonnel des centres d’appels.
Correspondance, fichiers son.
TPE/PME, professionnel libéral (secteur juridique, secteur médical…)…, votre structure ne permet pas une embauche, mais vous n’arrivez pas à faire face à vos pics d’activité ?
Déléguez votre correspondance, vos fichiers son.
- Courrier, facturation, relance…
- Fichiers son dans les délais les plus brefs si besoin (réunions, rapports, compte-rendus…)
- Saisie de vos données
- Enquête de satisfaction, qualification de fichiers
- Secrétariat bilingue
Domiciliation postale.
Vacances, création d’entreprise, siège social… pensez à la domiciliation postale.
- Domiciliation postale, vous faites rediriger votre courrier, et nous redistribuons selon les consignes (tri, réponse, scan, appel, prise de rdv, réexpédition…)
N° agrément de DIAPASON : DIPPAL-BEAG n°2015/377 au 02 décembre 2015.
Traduction en anglais.
Economie : rapport annuel de gestion, rapports financiers, bilans, brochures d'informations bancaires...
Juridique : actes administratifs, contrats commerciaux, procès-verbaux, jugements, statuts de société...
Touristique : site web, guides touristiques, plaquette de présentation des comités de tourisme, traduction culinaire...
Marketing : plaquettes de présentation, communiqués de presse, études de marché, contenu éditorial...
Technique : catalogues produits, fiches techniques, notices techniques, manuels utilisateurs, certifications normes...
Autres langues.
Diapason est en partenariat avec des traducteurs spécialisés dans de nombreux domaines qui proposent des traductions de et vers : italien, espagnol, portugais, allemand, arabe...
Liste non-exhaustive.
Les avantages de l'externalisation administrative.
Concentration sur le cœur de métier.
Elargissement de l’offre de services proposée aux clients.
Maîtrise et réduction du budget tout en vous consacrant à votre savoir-faire.
Gain de réactivité de l’entreprise : flexibilité, souplesse.
Absentéisme : 0
Les raisons de l'externalisation administrative.
Réduction des charges sociales.
Pas d'investissement.
Pas de "client type", compétences variées, adaptation rapide, sans cesse en évolution par rapport aux prestations évolutives. Les besoins sont de moins en moins "classiques".
Maîtrise des dépenses, seules les missions réalisées sont facturées ; il peut s'agir d'une intervention ponctuelle (1 heure), régulière ou permanente.
Une télésecrétaire est un couteau suisse ! Et elle vous aide à faire face aux imprévus, aux pics d'activité. Externaliser une partie et/ou la totalité de votre administratif ne peut qu’être favorable à votre productivité !
Cette fois, vous ne pouvez plus résister.