Méthode d'organisation japonaise, inventée chez Toyota, les "5 S" s'adaptent également à notre métier d'assistante indépendante.
Définition des 5S.
La méthode des 5S est une pratique d’optimisation des conditions et de l’environnement de travail, du temps de travail en veillant à ce que cet environnement reste bien rangé, nettoyé, sécurisé, en y instaurant de la rigueur.
Les 5S sont un système de travail facile et rapide à mettre en place. D’origine japonaise, ils sont constitués de 5 étapes.
Les 5S ont été conçus à la base pour les ateliers, les usines mais peuvent très bien s’adapter dans les services, les bureaux ou encore pour le télésecrétariat !
Chaque S correspond à une "action".
1er S : SEIRIELIMINER.
Se débarrasser de tout ce dont nous n'avons pas besoin, lutter contre l'accumulation. Savoir ce qui doit être gardé ou jeté est important.
2ème S : SEITONRANGER.
Placer les choses à un endroit précis afin de pouvoir les situer, les retrouver rapidement, sans perdre de temps et ainsi gagner en efficacité.
3ème S : SEISONETTOYER.
Nettoyer son bureau, son local et tous les appareils utilisés régulièrement, en plus de la propreté, cela peut permettre de détecter certaines anomalies.
4ème S : SEIKETSUSTANDARDISER.
Rendre le lieu de travail attrayant et gérer le désordre
5ème S : SHITSUKERESPECTER.
S'engager sur les règles établies, les respecter afin de pérenniser les 5S.
En tant qu'assistante indépendante, j'utilise cette méthode que j'ai découverte pendant le confinement ; comme la plupart d'entre nous, j'ai éliminé ce qui n'avait pas ou plus d'importance dans mon bureau.
Lorsque le bureau est situé dans la maison, il n'est pas rare de trouver des "objets" qui n'ont rien à voir avec notre activité !
Ba.Ré.To, ça vous parle !
Sonia, l'une de mes collaboratrices applique cette méthode depuis des années, après l'avoir domptée dans la société où elle travaillait avant de rejoindre la "Team Diapason".
En conclusion, c'est un plaisir de ne pas passer des "plombes" à chercher un dossier, une facture, son agrafeuse lorsque tout est bien rangé !
Et, mon rituel du vendredi soir, ne rien laisser traîner sur le bureau ! Quelle satisfaction et quelle sensation de légèreté de clore la semaine comme cela !
En rapport avec l'organisation, cet article sur "Ma semaine type".
Et vous, quelle méthode avez-vous adoptée ? N'hésitez pas à laisser vos commentaires.
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