• Agnès Lonjon Laurent

La permanence téléphonique.

Mis à jour : oct. 15

La permanence téléphonique pour un bon accueil.

Votre accueil téléphonique est l’un des vecteurs principaux de votre image de marque. La qualité de l’accueil, de la prise de message et de la transmission des appels est essentielle pour vos correspondants.


Qu’est-ce que la permanence téléphonique ?

L’arrivée depuis quelques années de nouvelles technologies et de nouveaux moyens de communication permettent à toute personne d’être disponible 24 h / 24h.

Comment allier disponibilité et rythme de travail ?

Le temps légal de présence d’une secrétaire au bureau est de 35h00, mais souvent le chef d’entreprise ou le professionnel libéral est présent bien plus longtemps au bureau. Impossible pour lui de traiter tous les appels téléphoniques : il ne peut plus exercer son cœur de métier.

La permanence téléphonique permet au chef d’entreprise ou au professionnel libéral d’avoir un accueil téléphonique avec une amplitude de près de 55h00 par semaine.


Définition.

La permanence téléphonique est une organisation de travail externalisée.

Les sociétés de permanence téléphonique ont une organisation spécifique qui leur permet de gérer les messages téléphoniques d’un donneur d’ordre selon ses directives. La secrétaire prend les rendez-vous, gère les agendas, transmet les messages et/ou les communications, comme si elle était dans le bureau voisin. Certaines proposent également un secrétariat complet ou partiel.


Qui peut être intéressé par la permanence téléphonique ?

Mis à part les commerces dont l’accueil physique est au cœur de leur métier, presque toutes les entreprises où qu’elles soient.

TPE, PME, artisans travaillant seul ou sur des chantiers extérieurs, professions libérales nécessitant une grande amplitude d’accueil téléphonique (médecins, professions paramédicales, mais aussi avocats, notaires, huissiers, notaires, architectes, ……).

Fonctionnement de la permanence téléphonique.

Pour les professionnels de la santé, les avocats, les architectes.... les TPE et PME, l’informatique gère la plupart des dossiers des patients ou des clients, et une secrétaire n’est pas toujours indispensable. La secrétaire indépendante, peut prendre les rendez-vous, et les messages des patients ou clients, mais aussi en cas de besoin transférer l’appel du patient ou client au professionnel.

L'accueil téléphonique, c’est d’abord une relation de confiance entre le client et son secrétariat téléphonique. Pour qu’une bonne relation soit établie, il est nécessaire d’établir un formulaire de consignes.

Maintenant, la plupart des secrétariats téléphoniques sont équipés de logiciels spécifiques tels que les agendas partagés, qui permettent à 2 personnes de prendre ensemble des rendez-vous sans faire de « doublons » et en temps réel.

Notre logiciel de téléphonie Tessy permet de synchroniser le n° personnel dédié avec de plus en plus agendas (WZ Agenda, Doctolib, Google…). A l’arrivée d’un appel, l’agenda s’ouvre et le nom de l’appelant apparait si celui-ci est répertorié dans le fichier contact de l’agenda.

Nous nous adaptons à votre support, sachant qu’il est important de respecter la réglementation RGPD.

DIAPASON, vous propose un accueil permanent de vos communications de 08h00 à 19h00 du lundi au vendredi et le samedi de 08h00 à 12h00. 52 semaines par an.

Ensemble, nous trouverons la solution la plus adaptée à vos besoins.


Déroulement d’une journée de permanence téléphonique.

Ð Vous faites votre transfert d’appel (quand vous le désirez), sur un numéro d’appel qui vous est dédié ; l'accueil téléphonique est personnalisé, afin que ce transfert soit transparent pour vos patients, vos clients. Vos horaires seront les nôtres.


Ð Votre carnet de rendez-vous est géré via internet.

Ð Nous vous transmettons vos appels ou prenons les messages. Les messages sont transmis par mail, via l’agenda, sms…

Ð Transfert des appels importants sur votre mobile ou votre ligne fixe annexe si vous le désirez.

Ð Tous vos appels, messages, rendez-vous sont répertoriés.

Ð Vous reprenez votre ligne dès que vous le souhaitez, en annulant votre transfert.

Agenda.

Nous nous adaptons à votre support : WZ agenda, Doctolib, Docavenue, Onedoc, Clic RDV, Google Agenda…

Vos bénéfices.

Ð Vous n'êtes plus dérangé sans cesse par le téléphone pendant vos heures de travail ; vous restez centré sur l’essentiel.

Ð Une urgence, un imprévu (rendez-vous, réunion…), la pause-déjeuner, nous assurons votre permanence et nous contribuons à la bonne image de votre cabinet, de votre entreprise.

Ð En complément de votre secrétariat, en débordement d’appels.

Ð Vous partez l’esprit tranquille en vacances, en stage, en formation, à votre retour votre agenda est équilibré.

Avantages de faire appel a une secrétaire indépendante.

Ð Amplitude journalière importante : 11h00,

Ð Organisation de votre agenda si désistement de dernière minute, imprévu,

Ð Accueil souriant, professionnel et personnalisé,

Ð Pas de frais de personnel, pas de frais de matériel, pas de charges sociales,

Ð Information en temps réel des urgences : par téléphone, SMS, fax ou email,

Ð Gestion de votre temps de travail,

Ð Relation privilégiée avec vos clients et vos patients, structure à taille humaine,

Ð Pas de transport, pas de grève,

Ð Equipe de télésecrétaires qui prennent le relais pendant les absences (rdv, congés…).

Conclusion.

Les horaires sont adaptés à votre rythme de travail. Entreprise de taille humaine, votre collaboratrice reste à votre disposition pour organiser ou modifier votre agenda.

Bien loin de vouloir remplacer la secrétaire dont le poste est le pivot d’une entreprise, et dont le rôle est d’avantage un rôle d’assistanat que de standardiste, la permanence téléphonique doit être considérée comme un relais collaboratif, chargé de traiter les appels téléphoniques avec professionnalisme, mais aussi capable de sélectionner efficacement les appels "utiles", dont la priorité est de donner une image accueillante et dynamique.

Contrairement à un centre d’appels, vous aurez toujours la même interlocutrice afin de prendre vos consignes en considération mais aussi de personnaliser les relations.


En complément article du 07 mai 2019 : "soignez votre permanence téléphonique"


Ne perdez plus d'appels !  La permanence téléphonique vous permet de rester joignable même pendant vos déplacements

Nous saurons nous mettre au Diapason pour vous... Contactez nous : 04 71 77 58 00

Contact

Agnès Lonjon Laurent

Tel : 06 77 347 663 - 04 71 77 58 00

Email : contact@diapason-pro.fr

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